Würth
Automatización de Procesos Administrativos

Würth, líder en técnicas de montaje y fijación.

El núcleo de las actividades de negocio de la línea de Würth consiste en la venta directa para los sectores automotriz, equipo de maquinaria pesada, metal y mantenimiento, a través de un catálogo de productos que incluye más de 100,000 referencias de producto a nivel internacional.

Son 4 grandes ramas de productos las que Würth México pone al alcance del cliente: pequeño material para ensamble (tornillería, material eléctrico, grapas, etc.), productos químicos y herramienta, así como equipo de seguridad.

Orientado a los profesionales, Würth México, fundada en el año de 1990, comercializa productos de alta calidad, ofreciendo el mejor servicio y una constante cercanía con el cliente, lo que le ha convertido en el líder del sector. Los productos son distribuidos mediante una red de ventas que tiene presencia en más de 30 estados en México. El experimentado equipo comercial visita constantemente a los clientes, para ofrecer respuesta a sus necesidades en el menos tiempo posible, así como asesoramientos más completos acerca de las novedades y aplicaciones de las herramientas y máquinas.
                                         

El Reto

La principal necesidad de Würth, fue la automatización del timbrado masivo, ya que el volumen de facturas al mes es de aproximadamente 18,000 CFDI’s. Se debía leer la información de las bases de datos, obtener el XML timbrado, el PDF de la factura timbrada, de igual forma se requería el envío de la factura con los archivos anexos al cliente, y todo en un proceso automático y eficiente. De la misma forma poder cumplir con todos los requerimientos fiscales para los timbrados de complementos de pago, pero de igual forma de manera masiva.

De igual forma la conciliación de XML’s con el Sistema de Administración Tributaria (SAT) en México nos requería de una constante supervisión y atención.

El Resultado

Timbrado Masivo de Facturas

Para ello el sistema hace una conexión mediante una librería desarrollada en C# que proporcionó Würth para poder conectarse a la base de datos de (Informix) en donde se contiene toda la información de pedidos, dicha información se procesa para convertirla en los documentos XML que se requieren para timbrar, adecuado con el XSD de la versión 3.3 de SAT.

Una vez creados los archivos XML se conecta con el sistema de timbrado, usando una función que nos permite timbrar los archivos sin pasar por otra base de datos, es decir, timbra el archivo XML y devuelve los datos del timbrado con los sellos del SAT y el UUID de la factura, además de la información requerida para la legalidad de esta.

Dicha información es guardada en una base de datos de SQL, además los archivos se guardan en directores de los servidores de Würth. También se crean PDF’s con la información de la factura y se envían por correo a los clientes correspondientes, todo de forma automatizada con los desarrollos de TeknoSoft.

Timbrado Masivo de Complementos de Pago

El proceso para el timbrado de complementos de pago, se basó en una estructura similar a la de la facturación, solo con sus validaciones y requerimientos necesarios. El sistema se conecta a una base de datos donde se guardan los datos de pago (SQL Server). Se generan los archivos XML con la estructura que requiera el SAT y se mandan a timbrar al sistema de facturación electrónica.

Se envía de manera automática el PDF y el XML al cliente y se resguardan en los servidores.

Toda la información de los clientes se obtiene de forma automática y sincronizada desde una base de datos de tipo SQL que el cliente alimenta.

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Automatización de Cancelación de Documentos

Para la cancelación de documentos, con los datos guardados de las facturas y complementos de pago, se procesa la información y de manera asíncrona se conecta a la página de SAT para poder validad que el documento puede ser cancelado antes de ejecutar la acción requerida. Una vez que se valida esta información el sistema ya con el resultado toma las acciones necesarias.

En caso de una cancelación por sustitución de documentos, automáticamente el sistema cancela el documento, y crea el nuevo documento que sustituye al anterior con las relaciones que el SAT requiere para su operación. Una vez que se lleva a cabo la acción, el sistema renombra los archivos cancelados y se modifica el UUID dentro de la base de datos de Würth para tener toda la información de los sistemas alineada y confiable.

Cuadre de Documentos

Se hace un cruce de información de documentos timbrados y no timbrados, esto con la finalidad de cotejar las bases de datos de Würth y todas las facturas o documentos que estas tengan, es una auditoría automatizada que permite homologar la información y detectar rápidamente las inconsistencias.

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Beneficios

El beneficio de automatización de los procesos es de impacto global, ya que permite asegurar la integridad y confiabilidad de la información de la empresa. El timbrado masivo es un gran beneficio en tiempo de ejecución, ya que el proceso completo (generación de archivos, timbrado, actualización de la base de datos, creación de PDF y envío de correo) se hace en aproximadamente 40 segundos por factura. Además, en el proyecto se tienen diferentes conectores a las bases de datos y se actualizan inmediatamente, son la necesidad de tener procesos externos o depender de alguna acción, esto es muy importante para la información de la empresa.

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GEA Westfalia
Automatización SAP